وظايف کتابخانه
۱٫ شناسایی و فراهم آوری منابع کتابخانه ای بر اساس نیاز مخاطبان از طریق خرید، مبادله و قبول اهداء؛
۲٫ ساماندهی و طبقه بندی منابع کتابخانه ای مطابق با استانداردهای روز؛
۳٫ بهره گیری از فن آوری های روز در فرایندها و فعالیت های کتابخانه ؛
۴٫ بهره گیری از نیرو های متخصص و کارآمد؛
۵٫ اشاعه اطلاعات و منابع کتابخانه ای با اولویت نیاز حوزویان ؛
۶٫ اطلاع رسانی جامع و فراگیر از خدمات و منابع کتابخانه ای در اختیار ؛
۷٫ ایجاد محیطی استاندارد و مناسب مطالعه از حیث امکانات و تجهیزات سخت افزاری و نرم افزاری؛
۸٫ ایجاد زمينه مطالعه مناسب برای دانش پژوهان رشته های علوم دینی و دانش های مرتبط با اولویت حوزویان؛
۹٫ ایجاد بستر مناسب جهت استفاده محققین از بخش ویژه مخطوطات و نسخ نفیس،
۱۰٫ ایجاد دسترسی و بستر مناسب جهت استفاده پژوهشگران علوم اسلامی از پایگاه های اطلاعاتی علمی؛
۱۱٫ استقرار کتابخانه دیجیتال و ارائه خدمات بانک های اطلاعاتی؛
۱۲٫ ارایه مشاوره های علمی و تخصصی به دانش پژوهان و محقیقن علوم اسلامی در زمینه منبع شناسی؛
۱۳٫ همکاری و ارایه مشاوره های تخصصی به سایر کتابخانه ها؛
۱۴٫ برگزاری کارگاه ها و همایش های کتابخانه ای مطابق با ضرورت های کتابخانه؛
۱۵٫ ارتباط و همکاری با کتابخانه ها، نهادها، سازمان ها، مراکز علمی و اجرایی در راستای اهداف کتابخانه؛
۱۶٫ نگهداری، حفاظت و آسیب زدایی از کنجینه مخطوطات و منابع نفیس کتابخانه؛
۱۷٫ تهیه، تنظیم و پیشنهاد برنامه و بودجه سالانه و گزارش های دوره‌ای و موردی از فعالیت های کتابخانه؛
۱۸٫ اطلاع رسانی در حوزه های تخصصی منابع کتابخانه ای و اسناد.
وظایف تولیت
کتابخانه آيت ا… العظمي گلپایگانی ره زیر نظر مرجع عالیقدر حضرت آیت الله العظمی صافی گلپایگانی مدظله اداره می شود.
آنچه در اداره کتابخانه بر عهده تولیت یا نماینده تام الاختیارمحترم معظم له گزارده شده از این قرار است:
۱٫ صيانت از اصل و شئون موقوفه؛
۲٫ تصميم گيري نهايي نسبت به توسعه و تغييرات کلی ساختماني؛
۳٫ تعیین ، نصب یا عزل رییس کتابخانه در صورت اقدام خارج از اختيارات و خلاف شئون موقوفه.
۴٫ تنفيذ اختيار به رئيس جهت انجام وظايف محوله؛
۵٫ تأمین بودجه مورد نیاز سالانه کتابخانه
تركيب شوراي سياستگذاري
۱٫ رییس کتابخانه (رئیس شورا)؛
۲٫ مدير کتابخانه ( دبیر شورا)،
۳٫ دو نفر از مدیران کتابخانه های بزرگ قم ؛
۴٫ یک نفر از صاحب نظران در امور كتابخانه اي و اسنادی؛
۵٫ يك نفر از صاحب نظران در رشته كتابداري و اطلاع رساني؛
۶٫ مدیر مرکز اسناد حوزه به نمایندگی از معاونت پژوهش حوزه های علمیه؛
۷٫ تبصره ۱- اعضای موضوع بندهای ۳ و ۴ و ۵ به پیشنهاد مدیرکتابخانه و تأیید و حکم رئیس شورا برای مدت دو سال به عضویت شورا منصوب می‌شوند.
وظايف شوراي سياستگذاري
۱٫ سياستگذاري برنامه هاي كتابخانه بر اساس چشم انداز کتابخانه و ارشادات و توصیه های تولیت؛
۲٫ بررسي و تصويب طرح هاي توسعه و ارتقای نرم افزاری و سخت افزاری كتابخانه ؛
۳٫ بررسي و تصويب قوانین، مقررات و دستورالعمل های كتابخانه ؛
۴٫ اظهار نظرکارشناسی به رئيس در زمينه هاي مرتبط با كتابخانه ؛
۵٫ اظهار نظر در خصوص برنامه و بودجه كتابخانه ؛
۶٫ بررسی پیشنهادهای اصلاحی مدیر و رئيس کتابخانه؛
۷٫ بررسی گزارشات دوره ای عملکرد کتابخانه.
وظایف بخش های کتابخانه
الف. وظايف رئيس کتابخانه
۱٫ نصب و عزل مدیر پس از هماهنگی با تولیت ؛
۲٫ تأیید یا عدم تأیید افراد پیشنهادی از سوی مدیر برای مسؤولیت بخش ها و صدور حكم آنها؛
۳٫ تاييد و ابلاغ سياست ها و برنامه هاي مصوب شوراي سياستگذاري؛
۴٫ تاييد برنامه هاي اجرايي و بودجه سالانه پيشنهادي مدير و ارسال براي تولیت؛
۵٫ نظارت بر عملكرد كتابخانه ؛
۶٫ امضای توافقنامه های کلان در سطح ملی و فراملی؛
۷٫ تسهیل در ايجاد ارتباط و تعامل با ساير نهادها، كتابخانه ها و مراکز اسناد و اشخاص حقيقي و حقوقی؛
۸٫ ارائه گزارش دوره ای از عملکرد به تولیت ؛
۹٫ ارجاع پیشنهادهای اصلاحی کتابخانه جهت دریافت تأیید به تولیت ؛
ب. شرح وظایف مدیر کتابخانه
۱٫ مدیریت امور اجرایی و پشتیبانی کتابخانه
۲٫ تهیه و پیشنهاد قوانین و مقررات و دستورالعمل های مورد نیاز به رئیس جهت تصویب در شورای سیاستگذاری
دا نظارت بر فعالیت بخش‌های مختلف کتابخانه و نحوه ارایه خدمات در جهت نیل به استانداردهای روز کتابداری
۴٫ نظارت بر وضعیت گردآوری، نگهداری و ساماندهی منابع و اشاعه اطلاعات کتابخانه ای
۵٫ سازماندهی و استقرار نظام بهینه فناورانه برای ارائه خدمات کتابخانه ای و پشتیبانی پژوهشی
۶٫ برقراری ارتباط با نهادها و اشخاص موثر و ذیربط در چارچوب مقررات و ضوابط
۷٫ برنامه ریزی در جهت بکارگیری شیوه های نوین کتابداری و اطلاع رسانی و فناوری های پیشرفته
۸٫ انجام مطالعات مورد نیاز در زمینه کتاب و کتابداری در جهت پیشبرد اهداف کتابخانه
۹٫ پیشنهاد افراد مناسب برای مسئولیت بخش های کتابخانه به رییس جهت تأیید و صدور حکم
۱۰٫ نظارت بر مجموعه پرسنل کتابخانه و ارزیابی عملکرد آنها
۱۱٫ برنامه‌ریزی جهت ارتقای سطح دانش و مهارت کارکنان کتابخانه
۱۲٫ شناسایی نیازهای کتابخانه در عرصه های مختلف
۱۳٫ نظارت بر کم و کیف امور مربوط به ساختمان، تأسیسات، تجهیزات و تدارکات کتابخانه
۱۴٫ تهیه و تنظیم برنامه و بودجه سالانه
۱۵٫ تهیه گزارش های دوره ای و موردی عملکرد
ج. شرح وظایف بخش مجموعه‌سازی و ساماندهی
۱٫ اجرای آیین‌نامه‌ها و دستورالعمل های مرتبط با مجموعه سازی و ساماندهی منابع کتابخانه ای
۲٫ رعایت استانداردهای کتاب داری در مجموعه سازی و ساماندهی منابع کتابخانه ای
۳٫ ارزیابی مداوم مجموعه و شناسایی منابع مورد نیاز بر اساس سیاست های مجموعه سازی
۴٫ رصد بازار نشر کتاب و احصاءِ کتب منتشره جدید از طریق اینترنت، شرکت در نمایشگاه های کتاب و …
۵٫ فراهم آوری منابع کتابخانه ای از طریق، خرید، مبادله و قبول اهداء بر اساس نیاز کتابخانه
۶٫ برنامه ریزی و اجرای وجین منابع کتابخانه ای بر اساس نظر کمیته انتخاب *
۷٫ فهرست نویسی، رده بندی، چکیده نویسی، نمایه سازی و مستندسازی منابع کتابخانه ای
۸٫ صحافی، مرمت و نگهداری منابع کتابخانه ای
۹٫ تهیه و تنظیم برنامه و بودجه سالانه
۱۰٫ تهیه گزارش دوره‌ای و موردی عملکرد
۱۱٫ انجام امور محوله از سوی مدیر کتابخانه
• کمیته انتخاب عبارتند از رییس یا نماینده وی، مدیر کتابخانه ، مسئول مجموعه سازی ، دو نفر کارشناس
د. شرح وظایف بخش اشاعه اطلاعات
۱٫ ارائه خدمات عمومی کتابخانه ای (میز امانت، میز مرجع، بانک های اطلاعاتی و کتابخانه دیجیتال)
۲٫ ارایه مشاوره های علمی و تخصصی به اعضای کتابخانه؛
۳٫ ارائه خدمات استفاده از پایگاه های اطلاعاتی علمی؛
۴٫ ارائه خدمات استفاده از اطلاعات مخزن نسخ خطی و نفایس؛
۵٫ اجرای آیین‌نامه‌ها و دستورالعمل های مرتبط با خدمات کتابخانه ای؛
۶٫ عضوپذیری و نگهداری اطلاعات کاربران؛
۷٫ فراهم آوری فضای مناسب جهت مطالعه در سالن ها؛
۸٫ راهنمایی مراجعان در استفاده از منابع کتابخانه ای؛
۹٫ تهیه فهرست از منابع پیشنهادی مراجعه کنندگان و ارائه به بخش ذیربط؛
۱۰٫ چیدمان و حفاظت از منابع کتابخانه‌ای در مخزن و سالن های مطالعه؛
۱۱٫ رف خوانی دوره ای منابع کتابخانه در قفسه باز و بسته؛
۱۲٫ شناسایی و گزارش نیازها و مشکلات بخش به مدیر کتابخانه؛
۱۳٫ تهیه گزارش دوره‌ای و موردی عملکرد
۱۴٫ انجام امور محوله
هـ. شرح وظایف بخش فناوری اطلاعات
۱٫ دیجیتال سازی منابع کتابخانه
۲٫ آماده سازی و ساماندهی منابع الکترونیکی جهت ورود به کتابخانه دیجیتال
۳٫ پیگیری و انجام امور سخت افزاری و نرم افزاری تخصصی کتابخانه
۴٫ برقراری امنیت شبکه کتابخانه ، نگهداری و پشتیبان گیری از اطلاعات سرورها و انباره های شبکه کتابخانه
۵٫ پشتیبانی و نگهداری از تجهیزات شبکه داخلی، سرورها، رایانه های موجود و تجهیزات مرتبط در کتابخانه
۶٫ پیکربندی و پشتیبانی فنی ارتباطات داخل و خارج شبکه کتابخانه
۷٫ مطالعه و برنامه‌ریزی جهت توسعه و ارتقاء سطح فناوری اطلاعات کتابخانه
۸٫ نگهداری و پشتیبانی از نرم افزارهای تخصصی کتابخانه (کتابداری ، امانت کتابخانه ای، کتابخانه دیجیتال و…)
۹٫ تهیه نسخه پشتیبان از کلیه اطلاعات کتابشناختی منابع کتابخانه
۱۰٫ نگهداری و تهیه نسخه پشتیبان از منابع الکترونیکی و محتوای کتابخانه دیجیتال
۱۱٫ پشتیبانی فنی از فرآیند دیجیتال سازی منابع
۱۲٫ بروزرسانی و پشتیبانی فنی از پایگاه اطلاع رسانی کتابخانه
۱۳٫ نصب و نگهداری نرم افزارهای کاربردی بر روی شبکه کتابخانه
و. شرح وظایف بخش امور اداری و پشتیبانی
۱٫ انجام و پیگیری امور اداری، مالی و منابع انسانی کتابخانه
۲٫ انجام امور دفتری و پاسخگویی به مراجعین
۳٫ پیگیری امور مربوط به مکاتبات اداری، ارسال و دریافت مراسلات
۴٫ انجام امور مرتبط با خدمات عمومی
۵٫ انجام و پیگیری امور مربوط به ساختمان، تأسیسات، تجهیزات و تدارکات کتابخانه
۶٫ انجام امور خدمات عمومی، کارپردازی و پشتیبانی
۷٫ تهیه گزارش دوره‌ای و موردی عملکرد
۸٫ انجام سایر امور محوله از سوی مدیر
